مطابق تحقیقات، هزینه های سرپرستی بیمارستان ها و کلینیک های درمانی بیش از ۲۵ درصد کل هزینه ها را تشکیل می دهند. بخش زیادی از این هزینه ها ناشی از کاغذبازی های رایج مربوط به تشکیل پرونده، صدور صورت حساب و بیمه است. به ازای هر ویزیت بیمار، به حجم این پرونده ها و صورت حساب ها و… افزوده می‌شود. به نظر می رسد سیستم کاغذی مدیریت اسناد پاسخگوی حجم بالای مطالبات و نیازهای امروزی در مراکز پزشکی و درمانی اعم از بیمارستان ها، کلینیک ها و مطب پزشکان نخواهد بود.

مدرن سازی سیستم مدیریت اسناد : استفاده از نرم افزار

برخی از قوانین و الزامات قانونی، نیازمندیهای جدیدی را نیز به سیستم مدیریت اسناد پزشکی اضافه می کند. به عنوان مثال مراکز درمانی باید پرونده های مربوط به بیمار را حداقل به مدت ده سال بعد از آخرین ویزیت بیمار نگهداری کنند. به طور خاص در ایالات متحده، قانون مراقبت مقرون به صرفه از بیمار (Obama-care) لایه دیگری به پیچیدگی ساختار بوروکراتیک فعلی اضافه میکند، زیرا مراکز پزشکی تلاش می کنند قوانین جدید و ذی نفعان جدید را در شبکه های در حال رشد خود مشارکت دهند.

دیجیتالی کردن سوابق بیمار و پیاده سازی سیستم مدیریت اسناد به صورت رایانه ای از مزایای متعددی نسبت به راهکارهای سنتی مبتنی بر کاغذ برخوردار می باشد. در ادامه به پنج مورد از مهم ترین مزایایی که استراتژی استفاده از سیستم مدیریت اسناد ارائه می دهد، اشاره می‌شود.

مزایای نرم افزار مدیریت اسناد

۱ – صرفه جویی در هزینه ها از طریق سیستم مدیریت اسناد

بدیهی ترین مزیت مدیریت اسناد مربوط به صرفه جویی در هزینه هاست. مراکز درمانی که سیستم‌های نگه داری مستندات خود را به سیستم های دیجیتالی تغییر میدهند، میتوانند به میزان قابل توجهی مخارج خود را کاهش دهند.

این کار به طرق متعددی امکان پذیر است که در زیر به برخی از آن ها اشاره میشود:

کاهش مواد و تجهیزات موردنیاز:

با نگهداری مدارک به صورت الکترونیکی، مرکز درمانی می تواند مواد و تجهیزات به مراتب کمتری شامل کاغذ، چاپگر، دستگاه فتوکپی، دستگاه های فکس و کارتریج های جوهر (که برخی از بالاترین هزینه های پنهان را بر مرکز متحمل می کنند)، خریداری کند.

کاهش فضای ذخیره سازی موردنیاز :

برخی از مراکز درمانی باید بخش قابل توجهی از فضای مرکز را برای نگهداری پرونده های بیماران اختصاص دهند. این به معنای در اختیار داشتن فضایی کمتر برای خدماتی مثل درمان و مراقبت پزشکی است که دارای ارزش افزوده میباشند. با دیجیتالی کردن سوابق بیماران ، می توانید تمام فایل های بیماران را با استفاده از سرورهای موجود در وبسایت که به حداقل فضای لازم نیاز دارند، ذخیره کنید. برخی از مراکز بهداشتی و درمانی از راه حل ذخیره سازی ابری استفاده می کنند که به هیچ فضای فیزیکی نیاز ندارند.

کاهش هزینه های پرسنلی:

با بهره گیری از سیستم مدیریت اسناد که به خوبی طراحی شده باشد، نیاز مرکز درمانی به تعداد زیادی نیروی انسانی برای ثبت و یا بازیابی سوابق فیزیکی از بین میرود. تمام اطلاعات مربوط به بیماران با امنیت کامل به صورت الکترونیکی قابل دسترسی است.

کاهش هزینه های مربوط به بازیابی و دسترسی به پرونده ها:

هربار بازیابی یا برگرداندن یکی از اسناد پزشکی که به صورت فیزیکی نگهداری می شود، مستلزم هزینه و زمان خواهد بود. دیجیتالی کردن پلت فرم نگهداری اسناد در مراکز درمانی اجازه می دهد بدون صرف هزینه و زمان قابل توجه، سوابق پزشکی را در اختیار داشته باشید.

۲ – امنیت و حفاظت بیشتر از اسناد در نرم افزارهای مدیریت اسناد:

اسناد کاغذی، در معرض خرابی ناشی از پوسیدگی، آتش سوزی، رطوبت و همچنین بلایای طبیعی و حوادث این چنینی قرار دارند. در مقابل، فایل های الکترونیکی از ویژگی هایی چون ذخیره سازی موازی (بکاپ) و راهکارهای بازیابی در هنگام حوادث سود می برند. حتی اگر یک سرور از کار بیافتد. یک نسخه پشتیبان از هر سند وجود خواهد داشت. بنابراین امنیت اطلاعات بیماران در نرم افزارهای مدیریت اسناد بالاتر است.

با این حال، سیستم های مدیریت اسناد دارای نوع دیگری از حفاظت می باشند. هر فایل در سیستم مدیریت اسناد از یک زنجیره دقیق نگهداری برخوردار است که در آن نام کارمند، زمان و سایر تگ های موردنیاز به طور خودکار در هر مرحله از پردازش مدرک به سند اضافه می شود.

همچنین می توانید با اختصاص حق دسترسی به هریک از فایل ها، از اطلاعات شخصی و حساس بیمار بیشتر محافظت کنید. برای مثال بخش حسابداری فقط بایستی به مشاهده اطلاعات مربوط به هزینه ها، پرداخت ها و بیمه ها دسترسی داشته باشد. در مقابل بخش های پزشکی بیمارستان و کلینیک نیز می توانند به جزئیات مربوط به مراقبت های درمانی و وضعیت پزشکی دسترسی پیدا کنند، اما نمی توانند اطلاعات مربوط به بیمه بیمار را مشاهده کنند.

۳-پردازش سریع تر و خطای کمتر با سیستم مدیریت اسناد

پرونده های کاغذی و اسناد فیزیکی در هر بار درخواست، بایستی از بخش بایگانی به دپارتمان مربوطه منتقل شوند. فرایند درخواست برخی پرونده ها امکان دارد ساعت ها و یا حتی روزها طول بکشد.

در مقابل، بازیابی سوابق از طریق سیستم مدیریت دیجیتالی اسناد تنها چند ثانیه طول می کشد. حتی بهتر اینکه، دپارتمان های مختلف می توانند به صورت همزمان بدون این که نیاز به گرفتن فتوکپی از فایلی داشه باشند، به آن فایل دسترسی داشته باشند.

اگر سیستم مدیریت اسناد اجازه استفاده همزمان و مشترک از اسناد را داشته باشد، بخش حسابداری می تواند اطلاعات پرداخت را در همان زمان که کارکنان مراقبت های درمانی اطلاعات پزشکی را به روز رسانی می کنند، به روز کند.

برخی از سیستم های عامل ها حتی امکان همکاری بلادرنگ را ارائه می دهند. کاربران می توانند تغییرات همزمان را در یک رکورد ایجاد کنند. ایجاد ورژن های(نسخه های) مختلف از هر سند تضمین می کند که هر پرونده، اطلاعات جدید و دقیق را نشان می دهد، علاوه براینکه تاریخچه سند نیز قابل بازیابی می شود. این امر باعث به وجود آمدن اشتباهات و انحرافات کمتری میشود.

۴- بیمارانی شادتر و سالم تر

مزایای که تاکنون برای پیاده سازی سیستم مدیریت اسناد بیان شد، به طور مستقیم به مراکز بهداشتی و درمانی کمک می کنند. کاهش هزینه ها، کاهش زمان پردازش، کاهش خطا و جلوگیری از درز اطلاعات و حفظ حریم خصوصی بیمار می تواند خدمت رسانی در مرکز پزشکی کاراتر و اثربخش تر کند.

در ادامه، وقتی که این مزایا را به درستی درک شده و محقق شود، مزیت دیگری پدید می آید: هر چه وقت و هزینه کمتری درخصوص پرونده های اداری صرف شود، کارکنان شما وقت و انرژی بیشتری را می توانند به خدماتی که واقعا ارزش افزوده دارند اختصاص دهند، مثلا تمرکز بیشتر در ارائه مراقبت های بهداشتی و خدمات پزشکی برتر و بهتر. در نتیجه بایستی انتظار داشت که بیمارانی سالم تر و خوشحال تر داشته باشیم.

۵-مزیت نهایی مدیریت الکترونیکی اسناد : فرهنگ تغییر

تغییر سیستم کاغذی مرکز درمانی (مطب، کلینیک، بیمارستان و ….) به پلت فرم دیجیتال ممکن است به نظر یک کار پرریسک و مخاطره آمیز باشد. بسیاری از مراکز بهداشتی و درمانی این تغییر را به تعویق می اندازند، زیرا معتقدند که روند انتقال از سوابق کاغذی به سوابق دیجیتال دشوار است.

با این حال، اجرای سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی، نوعی استراتژی مقرون به صرفه است که فواید فوری و بلندمدت ارائه می دهد. به منظور تسهیل در این تغییر، می توان انتقال را در مراحل قابل کنترلی تکمیل نمود. با یک بخش کوچک از سوابق شروع کرده، و پس از پیاده سازی آن و از محل صرفه جویی های حاصله، برای تامین مالی مراحل بعدی استفاده کنید. به این ترتیب، شما بهره وری و کارایی مطلوبی را به دست خواهید آورد. بنابراین مزیت نهایی سیستم مدیریت الکترونیکی اسناد می تواند دریچه ای مثبت از تغییر فرهنگ کارکنان باشد.

منبع: rastinsystem